法人のお客様のストックヤード・バックヤードで多く目にするのが、コピー用紙そんなに必要?問題です。多くの企業ではコピー用紙をアスクルなどの宅配型で注文していると思います。だから、ほぼ100%箱買いですよね。メリットとしては、①金額が安い、②何度も注文しなくて良い。という点でしょうか。しかしデメリットもあります。それは、出し入れの労力と時間です。箱で買った重いコピー用紙を倉庫に持って行かなければならず、無くなるとまた倉庫から取り出してくる必要がある。また、B4・A3といった使用頻度の低い用紙を箱買いすると何年も倉庫に眠ってしまい、酷いとその上に何か別のモノを置かれたりして迷子。そういう時に限って、上司がB4がナイナイとか騒ぎ出す…。オフィスあるあるです。
そこで、コピー用紙の管理についてルール化するのがおすすめです。アンカーズを例にすれば、A4・B5は箱買いして納品後すぐ箱から出し、倉庫には入れずそのままオフィスに置きます。そして500枚の束が最後の2つになったら1箱発注する。B4・A3は使用頻度が低いので(当社は一年で500枚程度の頻度です。)箱買いせず、500枚の束2つだけをストックしておく。こうすると、倉庫でのストックスペースは入りませんし、移動も、在庫管理も要りません。